9月4日下午，校党委副书记黄志梅主持召开新学期开学工作协调会，部署2012级新生接待及2011级老生搬迁再协调工作。校长苏志明、副校长庄文瑞出席，各系（办公室）负责人、各支部书记、辅导员、团总支书记参加会议。
协调会上，学工处副处长蔡金佩首先就2012级新生报到流程和新生接待日程安排、任务分工和注意事项进行了详细说明，强调今年新生报到流程存在的两大变化：今年学校首次启用“新生预报到系统”，报到流程根据预报到情况和缴费情况分为A、B、C类，各自按不同程序完成报到。其次，办公厅长廊将不设各系接待点，统一设于操场，只提供引导及行李存放任务，新生材料统一于办公厅总报到处领取。他表示，各系各部门接待人员应知晓报到流程，准确引导新生完成报到。
蔡金佩副处长还就6日、7日大二学生的搬迁作出安排。搬迁自6日中午开始，涉及商贸系、财经系及数字传媒系共949名学生。要求各部门严格按照上学期期末所分发搬迁任务分工表及搬迁协调会上强调的事项展开具体工作，上报各系搬迁计划，明确当天各系辅导员、各班班主任具体分工，及时了解学生动态，重视安全稳定问题。
迎新学校每年的重要工作，是学校展示良好校园风貌和师生风采的重要窗口，是体现学校规范管理水平和优质服务的重要渠道，对于学校未来建设及学生培养至关重要。
“我校对迎新工作历来做得很好，今年试试能否做到‘零抱怨’。”苏院长提出到。他传达了《教育部关于做好2012年秋季开学工作》的通知精神，对2012级新生迎新宣传工作、开学典礼安排作出重点要求指示。强调要重视2011级搬迁学生思想动向，各系辅导员及班主任要及时处理危机事务，做好学生工作。
会上，黄志梅副书记就做好迎新工作做补充，要求具体做到宣传到位、接待有序、服务周到。对宣传报道、后勤保卫、学生社区中心及困难学生入学保障工作提出重点要求。强调各系要成立临时迎新工作领导小组，报备学工处具体方案，以利及时了解各系迎新工作进度。由于新生报到前后不一，黄副书记建议各系可于首报到日（8日）晚组织活动，相互认识交流，引导新生做好内务，熟悉校园环境。
